بسیاری از تماس هایی که در طول روزبا شما گرقته می شود احتمالاً برای گرفتن همان اطلاعات اساسی است که مرتباً آنها را به مشتریان می دهید. این تماس ها نه تنها وقت زیادی از شما می گیرند بلکه باعث تشدید بسیاری می شوند. چند بار در میانه کار مهم بوده اید که ناگهان برای پاسخ دادن به همان سوالی که صد بار قبلاً به یک تماس گیرنده پاسخ داده اید ، باید متوقف شوید؟ این امر نه تنها بر تمرکز شما تأثیر می گذارد ، بلکه می تواند منجر به لحنی خشن نسبت به آنچه شما در نظر دارید باشید. چرا اجازه نمی دهید که فقط یک صندوق پستی اطلاعاتی از ماهان سیستم این سوالات را برای شما پاسخ دهد؟ به عنوان بخشی از یک سرویس دهنده تلفن مجازی خودکار، ما می توانیم برنامه های افزودنی را تنظیم کنیم که مختص پاسخ دادن به انواع سواالاتی است که شما اغلب می گیرید و نمی خواهید مجبور باشید خودتان به آنها پاسخ دهید. در اینجا مثالی از یک سیستم اعلامیه پیام تلفنی خودکار را مشاهده می کنید که شبیه همان چیزی است که ما برای بسیاری از مشتریان خود ایجاد کرده ایم:از اینکه با خدمات حقوقی ما تماس گرفتید متشکریم. برای اطلاع از اینکه آیا در حال حاضر مشتری جدید می گیریم ، شماره 1 را فشار دهید و برای صحبت با یک نماینده ،کلید 2 را فشار دهید. این پیغام اکنون تکرار می شود تا به شما زمان بیشتری برای انتخاب شما بدهد. دو گزینه اول را می توان طوری برنامه ریزی کرد که بدون نیاز به تماس تلفنی ، مستقیماً به پاسخ این سوالات رایج برسد ، در حالی که گزینه سوم برای صحبت با نماینده هنوز به تماس گیرنده اجازه می دهد با شما صحبت کند - اما در مورد چیز دیگری غیر از کسانی که معمولاً در مورد تجارت شما سوال می کنند این سیستم اعلامیه پیام تلفنی خودکار بدون اینکه هرگز صدای زنگ تلفن را بشنوید ، به این سوالات پاسخ خواهد داد - به شما امکان می دهد روی کار خود تمرکز کنید ، و حواس پرتی و تحریک ناشی از تکرار خود را در طول روز کاهش دهید. علاوه بر این ، در هر زمان و در صورت تغییر اطلاعات ، پیام می تواند به راحتی دوباره ضبط شود. مشتری راضی و وقت بیشتری برای شما