یکی از مشتریان بیمه ما در ماهان سیستم ماهانه 600 دلار برای یک سرویس پاسخگویی زنده هزینه می کرد و از سطح خدمات راضی نبود. یکی از با ارزش ترین و فوری ترین مزایای پذیرش مجازی که مشتری بیمه ما متوجه آن شده است این بود که هزینه خدمات پاسخگویی مشاغل کوچک ما بسیار کمتر از خدمات پاسخگویی زنده آنها بود.یک سرویس پاسخگویی به تماس در مقایسه با استخدام پذیرنده در هزینه شما نیز صرفه جویی می کند. هزینه جستجو ، استخدام و آموزش یک کارمند جدید حدود 4000 دلار است و متوسط پذیرنده 26.760 دلار یا بیشتر حقوق دارد - بدون احتساب مالیات حقوق ، مزایا ، پاداش ها ، تعطیلات ، روزهای بیماری یا پوشش جبران خسارت کارگران. مطمئناً هیچ پذیرنده نمی تواند 24/7 پشت میز کار خود باقی بماند ، این بدان معناست که شما ممکن است برای یک دوره تهیه سیستم پشتیبان گیری یا خدمات پاسخگویی تلفنی دفتر کار برای زمان غیبت پذیرنده هزینه کنید. با این وجود با ماهان سیستم می توانید با هزینه ای معادل 19.95 دلار در ماه - یا در صورت نیاز به بیش از یک برنامه تمدید ، 27.95 دلار در ماه سرویس پاسخگویی تماس بگیرید. این کسری از هزینه استخدام کارمند جدید یا کار با سرویس پاسخ زنده است.

بسیاری از خدمات پاسخگویی زنده برای مشاغل کوچک وجود دارد ، اما چگونه می توانید مطمئن باشید که این خدمات کنترل تماس حرفه ای استثنایی ارائه می دهند؟ حتی اگر با هزینه قابل توجه تمام وقت یک مسئول پذیرش داخلی را از کار خود خارج کنید یا استخدام کنید ، کنترل کاملی بر نحوه پاسخگویی آنها به تلفن ندارید. اگر یک پذیرنده زنده روز بدی را سپری می کند یا با وضعیتی چالش برانگیز روبرو می شود ، نمی توانید نحوه پاسخگویی تلفن هایتان را تضمین کنید. ما با استادی صحبت کرده ایم که با یک سوال تحقیقی با یک دانشگاه محترم تماس گرفته است و پس از انتظار چند زنگ تلفن توسط شخصی که به وضوح از نفس افتاده بود ، برداشته شد. "آره؟ این کیه؟" پذیرنده پرسید. آیا شما سزاوار کمی کنترل نحوه پاسخگویی به خطوط تلفن خود نیستید؟ اگر یک تمرین حرفه ای دارید ، نمی خواهید کسی با "بله؟" به تلفن های شما پاسخ دهد. اگر می خواهید کنترل کامل چگونگی پاسخگویی به تماس های دریافتی خود را داشته باشید ، یک سرویس پاسخگویی تماس متناسب با مشاغل کوچک با یک پذیرنده مجازی یک راه حل عالی است. می توانید پیام خروجی را ضبط کنید ، اطمینان حاصل کنید که پیام دهنده سطح حرفه ای شما است. در بهترین شرایط ، پرسنل زنده آموزش دیده برای پاسخگویی به تماس ها در تجارت شما سرمایه گذاری نمی شوند و واقعاً نمی فهمند شرکت شما چه می کند. در بدترین سناریو ، آنها ممکن است از صلاحیت کافی برخوردار نباشند و زیر فشار قرار بگیرند - و شما ممکن است متوجه نشوید که شخصی که از تماسهای شما استفاده می کند باعث بدتر نشان دادن سازمان شما می شود. طبق برخی گزارش ها ، 48٪ از مشتریان در نظرسنجی ، نمایندگان خدمات مشتری را که در تماس با مشاغل پاسخ می دهند ، مفید نبودند. بدتر از آن ، تنها 31 درصد شرکت ها تعاملات بین کارکنان و مشتریان را به دقت کنترل می کنند. حتی اگر تا آنجا که ممکن است به طور مستقیم به پذیرندگان زنده آموزش دهید ، آیا می توانید هر بار مفید باشند؟ با استفاده از منوهای خودکار ، مشتریان می توانند دقیقاً همان مکان مورد نیاز خود را دریافت کنند تا از اعضای تیم شما کمک کنند.

شاید شرکت شما در مرحله رشد باشد. با بهترین خدمات پاسخگویی تماس برای مشاغل کوچک ، تماس گیرندگان شما منویی از گزینه ها را دریافت می کنند که از این طریق می توانند به هر بخش برسند. حتی اگر هر بخش فقط یک نفر باشد یا یک تیم سه نفره داشته باشید ، با گزینه های خودکار منو که گزینه های زیادی به تماس گیرندگان می دهد ، تجارت شما می تواند بسیار بزرگتر به نظر برسد.

با ماهان سیستم ، می توانید تجربه خود را - و تجربه تماس گیرنده خود را شخصی سازی کنید. سلام اصلی خود را ثبت کنید ، که می تواند به طور مرتب به روز شود تا آنچه در شرکت شما اتفاق می افتد را منعکس کند. بخش ها یا گزینه های منو را هر طور که دوست دارید تنظیم کنید. حتی می توانید یک گزینه فوری داشته باشید که به تماس گیرندگان اجازه می دهد مستقیماً به شما برسند - حتی بعد از ساعتها. این اطمینان می دهد که هرگز تماس مهمی را از دست نخواهید داد.

شما شغلی دارید که باید آن را اداره کنید. شما نمی خواهید ساعت ها وقت خود را صرف برداشتن تلفن و قطع شدن صحبت کنید. با یک پذیرنده مجازی و یک سرویس پاسخگویی تلفنی ، تماس ها بصورت مجازی پاسخ داده می شوند و فیلتر می شوند. صندوق های پستی اطلاعاتی می توانند سوالات متداول پاسخ دهند ، و شما را در رسیدگی به امور مهم تر آزاد می کند.

حدود 37٪ کارگران حداقل یک بار و 9٪ کل کارگران حداقل نیمی از هر ماه از راه دور کار کرده اند. کار از راه دور محبوبیت بیشتری پیدا می کند و هرچه تعداد کارگران بیشتری در تیم های از راه دور شرکت می کنند ، شرکت ها می توانند از هزینه های کمتری که مربوط به کارمندان محل کار در خانه است استفاده کنند. البته یکی از چالش های دورکاری و آزادکاری ارتباطات است. اگر دفتر شما در اینجا واقع شده است اما یکی از اعضای تیم شما در شهر دیگر کار می کند ، چگونه می توانید مطمئن باشید که یک سیستم تلفنی برای هر دوی شما کار می کند؟ با ماهان سیستم مشکلی نیست. تماس گیرندگان می توانند با یک شماره شرکت تماس بگیرند و با همه اعضای تیم شما تماس بگیرند - مهم نیست که همه در کجا کار می کنند. حتی اگر کل سازمان شما مجازی باشد ، هر تماس گیرنده می تواند به سادگی دپارتمان یا فردی را که می خواهد به آن برسد انتخاب کند. تماس گیرنده نمی داند که هر شخص در شرکت شما کجاست و کل شرکت شما به طور کلی کار می کند. تماس ها در جاهایی که لازم است به صورت خودکار انجام شوند ، هدایت می شوند ، بنابراین همه تماس هایی را که مسئولیت آن را دارند بر می دارند.

با استفاده از یک پذیرنده مجازی ، می توانید پیام های خود را فوراً و به روش های مختلف بازیابی کنید. می توانید پست صوتی خود را به ایمیل ارسال کنید و با ماهان سیستم رونویسی پست صوتی را دریافت کنید ، بنابراین می توانید پیام خود را در یک قالب مناسب دریافت کنید. به راحتی می توانید پیام های خود را اسکن کنید تا بین مشاغل مایل به فروش کالایی به شما و منجر به خرید از شما تمایز قائل شوید.

تصور کنید یک فروشگاه گل فروشی دارید. با ارسال خودکار درخواست های تحویل به یک پست صوتی ، ارسال درخواست های عروسی به دیگری و ارسال سفارشات تحویل به پست صوتی سوم ، چه مقدار از وقت خود را پس انداز می کنید؟ این ساعتها باعث صرفه جویی در وقت شما می شود ، زیرا می توانید به راحتی فقط روی تماس هایی تمرکز کنید که می خواهید در لحظه اولویت بندی کنید. دیگر برای یافتن موارد مورد نیاز خود از طریق ده ها تماس عبور نمی کنید - با یک پذیرنده مجازی و منوهای خودکار ، می توانید تماس های خود را تنظیم کرده و به هر شکلی که دوست دارید به طور خودکار آنها را سازماندهی کنید.کارمندان شما همچنین می توانند به نظر برسند که همه آنها در یک ساختمان هستند و تصویری منسجم ایجاد می کنند - حتی اگر با فریلنسرهای مختلف کشور کار می کنید.

برای منوی خودکار نیازی به تجهیزات ندارید. خطوط تلفنی که در حال حاضر دارید کافی است ، به این معنی که در هزینه صرفه جویی می کنید. در واقع ، با ماهان سیستم می توانید از شر آن ماشین پاسخگویی راحت خلاص شوید و حتی شماره تلفن فعلی خود را حفظ کنید. همچنین می توانید به یک شماره محلی یا 800 شماره دیگر بروید - این به خود شما بستگی دارد.

تماس گیرنده هایی که سعی در رسیدن به یک فرد پاسخگو را دارند گاهی باید منتظر بمانند. در واقع ، مشتریان گزارش می كنند كه هر روز 10-20 دقیقه انتظار را هنگام تماس با شركت ها منتظر می گذارند - كه این امر به 13 ساعت طولانی در سال می رسد. با داشتن سرویس پاسخگویی خودکار ، مشتریان شما نیازی به انتظار ندارند. آنها می توانند بلافاصله دپارتمان یا شخصی را که می خواهند به آنها برسند انتخاب کنند و می توانند به سرعت پیامی برای شما بگذارند تا کسی از تیم شما بتواند با آنها تماس بگیرد. این امر باعث کاهش سرخوردگی و اطمینان از احترام فراخواننده وقت می شود. از آنجا که 78٪ از مشتریان به دلیل خدمات نامناسب مشتری از انجام معامله یا خرید خودداری می کنند ، ارائه خدمات سریع برای شرکت شما بسیار مهم است.

از دست دادن تماس ممکن است فاجعه بار باشد ، به خصوص اگر در تلاشید تا آگهی های جدید را تأمین کنید. شما نمی خواهید یک فروش احتمالی را از دست بدهید و با پذیرش مجازی دیگر نگران خطای انسانی نخواهید بود. هر تماس گیرنده می تواند به راحتی پیامی را ترک کند و سیستم به طور خودکار اطلاعات مربوط به هر تماس گیرنده را ضبط می کند. تماس گیرندگان هرگز مجبور به گوش دادن به تلفن زنگ دار ، زمان طولانی انتظار یا تماس بی پاسخ هستند و شما هرگز نگران فرصت های از دست رفته نخواهید بود. با یک سرویس پاسخ از راه دور ، به تمام تماس های دریافتی پاسخ داده می شود و تماس گیرندگان شما بلافاصله قبل از اینکه بخواهند نحوه تماس خود را انتخاب کنند ، به استقبال شخصی و حرفه ای می روند. برای تماس های فوری و مهم ، ماهان سیستم امکان ارسال تماس را آسان می کند تا بتوانید به سرعت به آنها پاسخ دهید. ویژگی های "مرا پیدا کن" و "مرا دنبال کن" امکان تماس های مهم را به راحتی و بدون دردسر فراهم می کند.

یک کارمند متوسط 56 بار در روز قطع می شود و هر روز حدود 2 ساعت را صرف ریکاوری از حواس پرتی می کند. یک کارگر متوسط 60 ساعت وقت را به دلیل حواس پرتی در ماه هدر می دهد . وقتی صحبت از حواس پرتی در محیط کار و کاهش بهره وری می شود ، تلفن ها می توانند مقصر بزرگی باشند. با استفاده از سرویس پاسخگویی به تماس تلفنی ، می توانید زمان مشخصی را برای پاسخگویی به تلفن ها در نظر بگیرید و بهترین زمان را برای این کار انتخاب کنید. هنگامی که شما در حال انجام یک پروژه یا در جلسات هستید ، سرویس پاسخگویی می تواند اطمینان حاصل کند که مشتریان و مشتریان به بخش مناسب یا سیستم پست صوتی هدایت می شوند.

با استفاده از یک مجری پذیرش و خدمات مکالمه ، مشتریان می توانند نحوه و مکان تماس خود را انتخاب کنند. این نشان دهنده چگونگی تعامل مشتریان با مشاغل است. مطالعات نشان می دهد که 55٪ از مشتریان سلف سرویس خودکار را ترجیح می دهند.

اگر دفتر شما به هر دلیلی نیاز به تعطیلی دارد (وضعیت اضطراری ، هوا ، قطعی برق) ، سرویس پاسخگویی از راه دور همچنان کار می کند. حتی وقتی اتفاق غیر منتظره رخ می دهد ، شرکت شما هنوز "برای تجارت باز است" - یا به نظر همه تماس گیرنده ها می آید - و شما نگران از دست دادن هرگونه تماس نخواهید بود.

استخدام مسئول پذیرش یا استخدام سرویس پاسخگویی با یک پذیرنده مستقیم کار مدیریتی زیادی است. شما باید به پرسنل زنده پاسخگوی تلفن آموزش دهید ، کارهای آنها را کنترل کنید تا از حرفه ای بودن آنها اطمینان حاصل کنید و آموزش خود را در صورت لزوم تنظیم کنید. شما باید بررسی عملکرد را ارائه دهید و با هر گونه نگرانی یا سوال مواجه شوید. اگر معلوم شد که یک پذیرنده خدمات مناسب نیست ، ممکن است لازم باشد که یک فرد دیگری را استخدام کنیدبا خدمات پاسخگویی و پذیرش مجازی می توانید از همه این کارهای مدیریتی اضافه شده جلوگیری کنید. وقتی سرویس پاسخگویی مطابق سلیقه شما تنظیم شد ، مجبور نیستید هر چند وقت یک بار آن را به دلخواه خود به روز کنید.

خدمات پاسخگویی به تماس انعطاف پذیر هستند و به شما امکان می دهند تعدادی از توابع را انجام دهید. به عنوان مثال ، شما می توانید از خدمات به عنوان یک خط اطلاعاتی استفاده کنید ، به تماس گیرندگان اجازه می دهد جزئیات ساعت ، پیشنهادات ، دستورالعمل ها و موارد دیگر را دریافت کنند. علاوه بر این ، ماهان سیستم به شما امکان می دهد از خدمات پاسخگویی به تماس خود به عنوان سرویس ارسال فاكس به ایمیل (چه از طریق خارج و چه از طریق ورودی) استفاده كنید و به عنوان یك برنامه برای سهولت ارتباط تلفن همراه ارائه می دهد. از خدمات نمابر مجازی گرفته تا یک سیستم حمل و نقل آسان برای استفاده که به شما امکان می دهد تلفن خود را در صورت وجود تحویل بگیرید یا هنگام مشغول بودن به تلفن خود زنگ بزنید ، ماهان سیستم کار با شرایط شما را آسان می کند .

خدمات پاسخگویی تماس یک راه حل همه جانبه نیست. در ماهان سیستم ، ما اطمینان می دهیم که برای هر یک از مشتریان خود پشتیبانی و خدمات ارائه می دهیم تا نیازهای زمینه های خاص آنها را منعکس کند. به عنوان مثال اگر شما یک کلینیک پزشکی دارید ، ممکن است لازم باشد یک سیستم ساده تنظیم کنید تا مطب های پزشک دیگر به شما برسند ، یا ممکن است بخواهید از این سیستم استفاده کنید تا بیماران بتوانند به راحتی وقت ملاقات ها را تعیین کنند. همچنین ممکن است بخواهید اطلاعات فوری یا ساعات پس از ساعاتی را برای بیمارانی که پس از تعطیل شدن کلینیک تماس می گیرند ارائه دهید. از طرف دیگر ، اگر مشاغل کوچکی را اداره می کنید ، ممکن است به چندین برنامه افزودنی نیاز داشته باشید تا تماس ها را به بخشهای خاص هدایت کنید. با ماهان سیستم می توانید همه این خدمات و موارد دیگر را دریافت کنید. ماهان سیستم در بسیاری از زمینه ها با شرکت ها کار می کند ، بنابراین ما صنعت شما را درک می کنیم و همیشه مایل هستیم که به نیازهای شما گوش فرا دهیم تا بتوانیم به شما بهتر خدمت کنیم اگر مورد نیاز دارید ، فقط با ما تماس بگیرید و ما تلاش خواهیم کرد تا یک راه حل برای شما ایجاد کنیم.

با ماهان سیستم ، تمام تماس هایی که به حساب شما وارد می شوند را ثبت کرده اید. هر تماس ورودی ثبت می شود ، صرف نظر از اینکه تماس گیرنده با کسی صحبت کرده یا پیامی را ترک کرده باشد. این کار به راحتی می تواند ترافیک تماس های تجاری شما را به طور کلی مشاهده کند و همچنین به شما در زمینه تحلیلی کمک می کند. آیا لازم بود بدانید که چند تماس ورودی برای فروش ارسال می شود؟ با ماهان سیستم ، کشف آن آسان است زیرا این سیستم به شما امکان می دهد تماس هایی را که به آن بخش می روند ردیابی کنید. آیا دوست دارید بیشترین سوالاتی را که مشتریان و مشتریان شما دارند ، بدانید؟ فقط کافی است رونوشت پست صوتی تماس های خود را مرور کنید تا یک عکس فوری از آنچه در ذهن مخاطبان شما است ، بگیرید. تصور کنید که هنگام به روزرسانی مطالب بازاریابی یا صفحه سوالات متداول در وب سایت مشاغل خود ، این اطلاعات چقدر می تواند مفید باشد! از آنجا که ماهان سیستم به شما امکان می دهد به ضبط صدا و رونویسی دسترسی داشته باشید ، بررسی اینکه چه کسی با شما تماس می گیرد ، چه زمانی آنها تماس می گیرند و چه تماس هایی دارند. این امر بینش قدرتمندی در مورد تماس گیرندگان به شما می دهد. شما می توانید هنگام ایجاد خدمات یا ارائه محصولات ، محتوای اطلاعاتی و موارد دیگر از این اطلاعات استفاده کنید. حتی می تواند نحوه تنظیم سرویس پاسخگویی شما را شکل دهد. به عنوان مثال ، اگر رونویسی های پست صوتی خود را مرور کنید و دریافتید که بسیاری از تماس گیرنده ها با شما تماس می گیرند و راهنمایی برای دفاتر خود می گیرند ، می توانید پست صوتی خود را طوری تنظیم کنید که ضبط صدا ارائه دهد. همچنین می توانید دستورالعمل هایی را به وب سایت و حساب های رسانه های اجتماعی خود اضافه کنید تا مشتریان بتوانند شما را راحت تر پیدا کنند. مشتریان و مشتریان از دیدن اطلاعاتی که شما به آنها ارائه می دهید استقبال می کنند و با اطلاعاتی که به این روش به طور خودکار اضافه می شود ، تیم شما زمان کمتری را برای تکرار همان مطالب از طریق تلفن صرف می کند و وقت خود را برای فعالیت های درآمدزایی آزاد می کند.